你曾經用email寄出了一個大文件，對方卻永生永世都收不到，逼迫你最後尋找檔案上傳服務、共享網路硬碟或是把文件切分之後再次寄送？其實只要你知道怎麼善用PDF的功能，這一切不用這麼麻煩。本文就來教你怎麼用PDF將檔案變小，方便您分享出去。
如何用Microsoft Office另存PDF檔案
可能大家已經知道，Microsoft Office自2007年版開始，Word、Excel與PowerPoint都能夠將文件直接另存為PDF格式，而此舉也代表了科技巨頭Microsoft對於PDF這個格式的重視程度。從此之後，所有人都能夠輕鬆的從Office文書軟體產生高品質PDF文件，方便後續的線上傳送。
所以假如您想傳送的是Office系列的檔案(.doc/.docx, .xls/ .xlsx, .ppt/ .pptx)，恭喜你！你只需要點「另存新檔」，然後在「存檔類型」選擇「PDF」就可以了，簡單到不行。通常，若是你的檔案大小越大且又夾雜圖片，縮小檔案大小的效果會最為顯著。註：要壓縮到極限的話，還可以選擇「最小值(線上發佈)」這個選項喔！
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| Word中另存為PDF |
如何有效率地同時轉換多個大文件為PDF檔案呢？
可是如果你大檔不只一個，或是檔案已經是PDF的話呢？這時候你就需要讓專業的來。
如同擷圖所示，筆者用了一個近150MB的Word版產品說明手冊來測試，在另存為PDF時他程式會停止回應一段時間才能把檔案給轉好，也就是說在這期間內Word就是隻死魚。如果你要轉換的大檔多，重複幾次花的時間就會變得可觀，傷害您的工作效率。
使用「文電通」的Gaaiho PDF Driver (Right PDF Converter) 程式，就可以用背景工作的方式批次轉換多個檔案，同時你還可以樂呵呵的繼續用Word修改文件。當別人還在枯等Word回神，你已經把文件都轉成PDF寄出了，這就是效率與專業。
(註：Gaaiho是文電通的國際品牌名稱，從第6代產品開始已將品牌名稱更改為Right PDF)
如果檔案已經是PDF文件，那麼你可以用專業版的Gaaiho Doc (Right PDF Editor) 程式中的「縮小檔案大小」功能。其位置在「進階」>「減少檔案大小」(靠最右側)。這個功能主要是幫你進一步壓縮PDF文件中的圖片，因此對於文件中沒什麼圖的文件來說就效用不彰了。除此之外，這功能還可以幫助您一次縮小多個PDF檔案的大小喔！
(註：測試的是國際英文版，所以介面是英文。文電通專業版有繁體中文版的喔！)
如同擷圖所示，筆者用了一個近150MB的Word版產品說明手冊來測試，在另存為PDF時他程式會停止回應一段時間才能把檔案給轉好，也就是說在這期間內Word就是隻死魚。如果你要轉換的大檔多，重複幾次花的時間就會變得可觀，傷害您的工作效率。
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| 另存大檔時Word停止回應 |
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| 使用文電通轉換與Word另存PDF之後的檔案大小比較 |
使用「文電通」的Gaaiho PDF Driver (Right PDF Converter) 程式，就可以用背景工作的方式批次轉換多個檔案，同時你還可以樂呵呵的繼續用Word修改文件。當別人還在枯等Word回神，你已經把文件都轉成PDF寄出了，這就是效率與專業。
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| 用Gaaiho PDF Driver來背景轉換檔案 |
(註：Gaaiho是文電通的國際品牌名稱，從第6代產品開始已將品牌名稱更改為Right PDF)
如果檔案已經是PDF文件，那麼你可以用專業版的Gaaiho Doc (Right PDF Editor) 程式中的「縮小檔案大小」功能。其位置在「進階」>「減少檔案大小」(靠最右側)。這個功能主要是幫你進一步壓縮PDF文件中的圖片，因此對於文件中沒什麼圖的文件來說就效用不彰了。除此之外，這功能還可以幫助您一次縮小多個PDF檔案的大小喔！
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| 減少檔案大小功能與壓縮比調整棒 (壓縮比越大，圖片品質越低，檔案大小也越小) |
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| 一次減少多個PDF檔案的大小 |
(註：測試的是國際英文版，所以介面是英文。文電通專業版有繁體中文版的喔！)
專業PDF轉檔軟體，批次處理PDF文件更有效率
結論就是，寄大文件時無論如何還是把它轉換成PDF再說吧！一個兩個還好處理，但若你常會需要一次處理多個文件，或是單純的想要加強自己的工作效率，專業PDF軟體就是你的好選擇。這類工具型軟體通常都提供了免費試用期，所以不用遲疑，先試試看再決定吧！
下載連結：https://store.rightpdf.com/download/pro.aspx
下載連結：https://store.rightpdf.com/download/pro.aspx
*Gaaiho 為舊品牌名稱，從第6代產品開始已將品牌名稱更改為Right PDF。
