一、電子簽名是什麼？為什麼我們需要用電子簽名？
電子簽名就是數位化的簽名，使用者可以在線上透過網路瀏覽器來加上電子簽章，或是在專業軟體內直接手寫簽名或建立數位簽章，不必到場親簽，也不用再掃描成電子檔。如此便捷的方式，被廣泛運用於許多商業場景中，大幅減少文書處理的時間成本。
✍️ 線上手寫簽名
使用者透過直觀的操作方式，在電子文件上簽名的功能。常見的手繪簽名方式有以下幾種：
- 手繪簽名：利用觸控螢幕、觸控板或滑鼠，直接在電子設備上簽名。
- 輸入簽名：透過鍵盤輸入姓名，並選擇喜歡的字體、大小和顏色，系統會自動產生簽名。
- 匯入影像：將事先在紙本上簽好的名，掃描或拍攝成影像後，上傳至系統，作為電子簽名。
✍️ 數位簽章
使用者可於電子簽名軟體中，預先設定個人化的簽名樣式，並建立獨一無二的「數位識別碼」，包含姓名、部門、組織資訊、電子郵件等。當需要在電子文件上簽名時，只需選擇對應的數位識別碼，並輸入密碼，系統便會自動將預設的簽名樣式嵌入文件，完成簽署程序。
二、電子簽名有法律效力嗎？電子簽名合法性重點解析
看到這裡，許多人可能會對電子簽名的法律效力產生疑問。電子簽名是否與傳統手寫簽名具有相同的法律效力？該如何才能確保電子簽名符合法律規範？
（一）電子簽名合法的 3 項關鍵要件
我國於 2024 年已完成《電子簽章法》修法，電子簽章若符合以下 3 大要件，其效力等同於傳統的手寫簽名，具有法律效力。
要件 1：可辨識身分
電子簽名應能明確地辨識簽署人的身分及資格。
要件 2：文件具關聯性
電子簽名應與特定的電子文件產生密不可分的關聯。
要件 3：文件非造假
電子簽名應能有效驗證電子文件的完整性，確保文件從產生到驗證期間，未經任何未授權之修改。
（二）電子簽名常見的錯誤用法
不少人遇到需要簽名的電子文件時，會嘗試將簽名圖片去背，再直接用 Word 放置到文件上。雖然這種方法操作簡易，但卻存在著嚴重的安全漏洞。
將簽名圖片直接插入文件不僅無法有效辨識簽署人的身分，更可能遭到他人盜用，毫無安全性可言，並未符合我國《電子簽章法》對於電子簽名的規範。
為了確保電子簽名的安全性與合法性，建議大家在線上手寫簽名時，選擇成熟且專業的電子簽名軟體及平台，以免危害到自身權益。
三、告別紙本！電子簽名帶來的 3 大好處
傳統的手寫紙本簽名受限於時間和地點，不僅耗費大量時間，且文件容易產生遺失或損壞等問題。相較之下，電子簽名憑藉其便捷、高效、安全的特性，已經成為現代商業活動中不可或缺的一環。下方為您整理出 3 個使用電子簽名的好處：
👍降低時間及紙張成本
您不用再耗費時間等待文件寄送或親自前往指定地點，僅需透過網路即可快速完成簽署，大幅縮短作業流程。此外，電子簽名能有效減少紙張的使用，不僅降低印製成本，也能為環保做出貢獻。
👍有利文件追蹤
電子簽名系統猶如一份詳細的文件簽署履歷，完整記錄了每份文件的簽署時間、簽署人資訊以及簽署順序。如此一來，不僅方便日後查閱，更能有效提高文件的透明度，降低因簽署爭議而引發的糾紛。
👍不受空間限制
電子簽名的最大優勢在於不受時間與地點限制，不論您身處何處，只要有網路連線和行動裝置，就能隨時隨地進行文件審閱與簽署，不再受限於辦公室的電腦。
以 Right PDF Reader（行動版）為例，您只要透過手機，便能輕鬆開啟並瀏覽 PDF 文件並建立註解，讓您在通勤的路上、客戶拜訪的間隙，甚至是休假的旅途中，隨時處理重要的文件，大幅提升工作效率。
不僅如此，Right PDF Reader App 更內建了便捷的簽名功能，只需在手機上輕觸幾下，就能建立個人化的電子手寫簽名，並將其添加到 PDF 文件的指定位置。
不過，目前 Right PDF Reader App 只提供閱讀、註解跟手寫簽名等，沒有編輯、轉檔等專業版功能。
四、PDF 如何電子簽名？2 種電子簽名製作步驟一覽
先前我們提到，Word 的電子簽章在正式場合較少被採用。相較之下，PDF 因其安全性已成為多數企業或組織製作電子簽名的首選。那麼 PDF 的電子簽名怎麼用呢？下方我們以 PDF 文電通軟體為例，說明如何製作電子簽章：
（一）PDF 電子簽名製作：手寫簽名
- 開啟 PDF 文件，於上方選擇「安全性」⮕「手寫簽名」⮕「管理所有簽名」。
- 點選左下「＋」，可選擇建立簽名的方式，如「手繪簽名」、「輸入我的簽名」、「匯入影像作為簽名」。
- 選擇「手繪簽名」，可直接於下方空白處繪製簽名，可選擇顏色、粗細等。
- 選擇「輸入我的簽名」，可直接打上姓名，並選擇顏色、字體等。
- 匯入影像作為簽名：直接點選「瀏覽」即可選取簽名影像的檔案。
將需使用的簽名設定為預設，後續就可直接在「手寫簽名」欄位中，選擇「放置手寫簽名」，快速完成電子簽名。
（二）PDF 電子簽章製作：數位簽名
除了便捷的手寫簽名之外，在 PDF 文電通軟體中，您也可以進行數位簽章。
- 開啟 PDF 文件，於上方選擇「管理數位識別碼」⮕「新增識別碼」。
- 選擇「建立自簽數位識別碼」，並勾選儲存位置。
- 在「使用者屬性」區域，需要輸入名字、部門、組織名稱等資訊，並設定密碼。
- 最後在「簽署文件」對話方塊中，輸入數位識別碼對應的密碼，再選擇簽名外觀，即完成數位簽名步驟。
如果您對以上的教學步驟還有疑惑，也可以直接觀看 PDF 文電通「簽署 PDF」的使用手冊，內容都有詳盡的步驟說明。
五、PDF 簽名軟體最佳選擇：文電通 Right PDF
（一）電子簽名工具挑選原則
市面上有眾多電子簽名工具可挑選，該選擇哪一種才好呢？以下我們列出幾個選購重點，供您參考：
重點 1：介面操作簡潔易懂
軟體介面設計應直觀易懂，讓使用者能快速上手，無須耗費過多時間學習。此外，從文件上傳、簽名、到完成簽署的整個流程，都應簡潔順暢，避免過於繁瑣的步驟。
重點 2：多元的電子簽名方式
為了滿足不同場合的需求，電子簽名工具應同時支援數位簽名和手寫簽名 2 種方式，並讓使用者能建立多個常用的簽名樣式，如姓名、職稱、公司章等，方便快速選用。
重點 3：完善的技術支援
當使用者遇到問題時，能提供即時且有效的技術支援。不僅如此，技術支援團隊應具備專業知識，能為使用者提供具體的建議與協助。
（二）PDF 文電通簽名軟體 6 大優勢
PDF 文電通簽名軟體是一款功能強大、操作簡易的電子簽章工具，深受使用者喜愛。以下將為您詳細介紹我們的 6 大優勢：
✔️操作簡單易學：操作介面設計簡潔直觀，即使是初學者也能輕鬆完成電子簽名。此外，我們還提供免費的教學影片，讓您能快速學會如何使用軟體。
✔️簽名方式多元：我們提供數位簽名與手寫簽名 2 種方式，讓您能根據不同的文件性質與簽署情境，選擇最適合的簽名方式。
✔️符合國際公開標準：我們的軟體符合國際標準化組織（ISO）規範，確保簽署文件的法律效力，讓您安心使用。
✔️多元 PDF 功能：我們不僅能進行電子簽名，還提供編輯、轉檔、合併等多種 PDF 操作。
✔️彈性價格方案：提供個人、企業等多種方案，讓您可根據自身需求選擇最適合的方案。
✔️服務有保障：背後有專業團隊提供技術支援，讓您遇到問題能快速獲得協助。
