在舊約聖經之中，為了上帝耶和華即將降下的大洪水，諾亞建造了一艘方舟，並從每個陸生物種中各挑選一對帶上船隻，也就是說，當方舟於高漲的海面上漂流之時，就是個巨大的動物園。巧合的是，如今許多企業在歸檔(archive)文件時，也採取與諾亞一模一樣的方式──所有格式照單全收。
許多企業內容管理(ECM)系統的研發商，就是要使用者以原始格式作為歸檔的最終格式，例如常見的Microsoft
Word、Excel、PowerPoint、PDF、HTML、TIFF、JPG、AFP、CAD、PCL等等，但其他一定還有許多格式，甚至是無法辨認的神秘格式。所以當我們檢視ECM系統，可能發現它就是一個文件動物園，充斥著五花八門的格式。有在使用大規模ECM系統的人，應該都心有戚戚焉。
格式大觀園的問題
依賴收集原始文件來歸檔，在實務上是問題多多的選擇。隨著時間過去，使用者將會需要越來越多的軟體才能開啟公司系統內部流通的文件。即便如此，使用原生軟體也不能保證與原始文件100%相同，尤其是產生年代較為久遠的文件上更是如此。因為許多廠商不在意反向相容性(backwards
compatibility)，又或者是因為某格式已不受支援，有時候光是開啟老電子文件就是個問題了。
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| 文件格式這麼多種，歸檔照單全收真的好嗎? |
對大部分的機構組織而言，可能就會在起合約或法務糾紛的時候，才發覺他們無法準確呈現電子文件的原貌。另一方面，當公司常常與承包商、合作夥伴等外部組織交換文件，也可以預期老舊的電子文件格式遲早會阻礙工作順利進行。確實，公司的文件都安全地待在諾亞方舟上，但在多年的作業系統、軟體更新之後，它們還能夠被拿出來發揮功效、提供資訊嗎？
為何PDF是歸檔好幫手
談到電子文件歸檔，最重要的就是讓文件在遙遠的未來也能準確的呈現內容。針對如此需求，身為ISO標準(ISO 32000)的PDF正是最佳解答。所以當我們看到就連美國國家檔案和紀錄管理局(US
National Archives and Records Administration, NARA)都推薦以PDF和PDF/A為長期保存格式，也不要覺得訝異，其中PDF/A(A就是歸檔的意思，Archive)更是為了這個目的而設計的延伸格式，即便是在數十年後依然可以無視軟體、硬體、作業系統的歧異正常地開啟文件。
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| PDF──大家都知道是甚麼！ |
但依賴看似無所不能的PDF/A，並不代表我們該捨棄原始檔案。如果我們想要同時歸檔原始文件和他的PDF版本，PDF的原生功能還支援直接嵌入原始文件，是一石二鳥的最佳方案。除此之外，PDF還有許多與歸檔相關的功能，能完整保存原始文件的樣貌，例如PDF可以加入原始文件沒有的中繼資料(metadata)，或是加入標籤(tags)來提高易用易達性(accessibility)，不同國家與行業中都有不同的使用案例。
總結來說，由於無法保證未來還能正確開啟或準確顯示內容，單純歸檔原始文件存在著許多風險，讓國際標準的PDF/A成為合適的歸檔格式。還在猶豫的您，不妨立即開始採用PDF/A試試！
