網路表單 vs. PDF表單:超級比一比


講到給人填寫並回傳的表單,大家最熟悉的通常都是Google Forms等免費線上服務,然後也會有人想起PDF表單,甚至是古早的Word表單。但若是要討論哪一種方式比較好,我們必須要清楚它們在個人使用企業/政府使用上有極大的不同。

許多免費服務都是設計給個人使用而已,若是切換到企業使用場景就會非常卡。舉例來說,就算每個人都有Google帳號,公司卻還要顧慮資安問題和形象問題。畢竟,如果讓客戶知道公司用免費的服務收集資訊,不只會讓人覺得專業度不足,更會有個人隱私外洩的疑慮。

網路表單

基於以上的原因,大部分公司或政府機關會選擇自行在網站上建立網路表單服務,而這類大抵都不脫離HTMLJavaScript的範圍。大體來說,網路表單服務有以下特色:
  • 必須架設在網站上
  • ‧ 網站必須要用SSL憑證加密
  • ‧ 容易被「機器人」以垃圾資訊攻擊 (所以網站設計者通常會加上reCAPTCHA等機制防堵)
  • ‧ 可以隨時更改表單設計
  • ‧ 驗證資訊方面比PDF表單來得簡單一些

PDF表單

站在另一邊的PDF表單,則必須要用專業的軟體才能製作;若是要以電子方式回傳表單資料,電腦上還必須裝有合乎ISO 32000標準的PDF閱讀軟體(如Chrome內建的PDF瀏覽器就是不合格的喔!)PDF表單還有以下特色:
  • ‧ 下載PDF表單後必須以合乎ISO標準的PDF閱讀軟體開啟(例如Adobe Reader、文電通閱讀器等),讓填寫的步驟變多了一些。(附帶一提:因為時下的PDF瀏覽器大多都內建PDF閱讀功能,或許有人根本不願意為了填寫PDF表單而安裝軟體。)
  • ‧ 即使是無技術背景的人,也可以用軟體設計出專業的PDF表單;反之,網路表單就不能如此實現。
  • ‧ PDF表單可以放到網站上供人下載,也可以直接用email寄給人們,甚至是放到USB裡面。簡言之,PDF表單可用於線上和離線兩種環境之中
  • ‧ 一但PDF表單寄出去了,幾乎就無法再更動裡面的內容。
  • ‧ 因為其離線的特性,垃圾資訊不容易透過PDF傳到我們的手上。
  • ‧ 設計表單雖然相對簡單,但若是要執行資訊驗證等動作,就超出了一般人的所知範圍。
表單啊表單,是放到網路上好,還是印出來好呢?

結論

網路表單或是PDF表單各有優劣,所以選擇適合自己公司/單位的方式才是最合理的做法。

打個比方來說,如果我們收集資訊的對象不能上網或是需要簽名回傳,那麼PDF仍然是最好的選擇。PDF可以確保文件列印出來之後保持原狀,符合人們對於紙本作業的習慣。但是專業軟體的購置成本,以及使用者是否精通表單設計功能,就是我們需要想想的地方。

另一方面,透過網路表單收集資訊比較能保障速度和即時性,也方便執行資料驗證、歸檔等後續作業,但這些都需要工程師開發和長期維護。假如用戶處於離線環境或是文件需要親筆簽名,目前對於台灣電子簽名的發展情況來說,網路表單就是死路一條。

即使是科技發達的現代,紙張依然是生活中不可或缺的存在。

可以想見,大多數人仍然會選擇偏向紙本的作業方式──雖然又笨又耗時間,卻是大家熟悉的辦法。這樣來看,PDF或許是最好的選擇;然而,政府和企業也在不斷地推行各項數位化措施,比如說由系統產生的PDF檔案,只要臨櫃操作的使用者介面設計得宜,皆可以便利地以電子方式填入資訊和簽名,完全不需要用到紙張,遵循無紙化的環保理念。

至於未來何時我們才會邁向完全無紙化,或是少紙化,就繼續看下去吧!

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